Um e-mail de acompanhamento tem um lugar especial na vida dos vendedores, pois você pode fazer apenas 2% das vendas ocorrerem no primeiro ponto se entrar em contato, ou seja, nem todos os indivíduos farão a compra logo após receber o primeiro e-mail. Você precisa acompanhar a maioria dos clientes em potencial, e é por isso que os e-mails de acompanhamento são tão importantes nas vendas.
Os acompanhamentos por e-mail geralmente não funcionam porque os vendedores os enviam apenas por fazer. O que eles não conseguem entender é que cada e-mail de acompanhamento é uma oportunidade em si para transformar um prospect em um cliente. Você tem que dominar a habilidade para que seu e-mail faça o prospect responder a você.
Se você não sabe como começar, você está no lugar certo! Neste blog, mostraremos os benefícios de enviar e-mails de acompanhamento, a melhor hora para enviá-los, dicas importantes, erros comuns a serem evitados e muito mais. Então fique ligado.
O que é um e-mail de acompanhamento?
Um e-mail de acompanhamento refere-se ao e-mail que você envia a um cliente em potencial com o qual já entrou em contato. O objetivo de um e-mail de acompanhamento geralmente é lembrar o destinatário de que você o contatou anteriormente e solicitar que ele lhe dê uma resposta. Você também pode lembrar o destinatário sobre um próximo evento ou reunião.
Estatísticas de e-mail de acompanhamento
A pesquisa diz que um único e-mail de acompanhamento pode aumentar a taxa de resposta de 9% para 13%.
Além disso, enviar mais e-mails de acompanhamento aumenta a taxa de resposta em três vezes.
Cinquenta por cento das vendas ocorrem após o 5º acompanhamento. Mas, em média, os representantes de vendas fazem apenas duas tentativas para entrar em contato com um cliente em potencial.
Além disso, os clientes em potencial podem dizer NÃO cinco vezes antes de dizer SIM, mas é decepcionante notar que 44% dos representantes de vendas tendem a desistir após um acompanhamento e 22% desistem após dois e-mails aos quais não obtêm resposta.
Isso significa diretamente que os vendedores precisam ser mais persistentes para fechar mais vendas. A perspectiva pode não ser afirmativa inicialmente, mas depois de alguns acompanhamentos, eles podem dizer que sim.
Benefícios do e-mail de acompanhamento
Existem vários benefícios de enviar acompanhamentos por e-mail:
1) Aumento na conversão
Nem todo mundo iria abrir o e-mail enviado a eles inicialmente. Existem várias razões para isso. A pessoa pode estar ocupada ou incapaz de localizar o e-mail em sua caixa de entrada superlotada. Você pode fazer sua parte enviando um e-mail de acompanhamento e as chances de conversão aumentam. Isso é exatamente o que você quer, certo?
2) Ajuda na filtragem do público
Algumas pessoas não têm interesse em seu produto ou serviço desde o início. Eles estão simplesmente esperando que você possa dar-lhes alguns brindes. E-mails de acompanhamento filtram essas pessoas desinteressadas e você pode se concentrar em leads genuínos.
3) Construir confiança na marca
Ao enviar e-mails de acompanhamento para clientes em potencial, você mostra a eles que sua marca se preocupa com as necessidades deles. Ajuda na construção de uma boa imagem de marca e, como resultado, há conversões mais altas.
Como escrever um e-mail de acompanhamento?
Aqui está uma abordagem passo a passo para escrever um e-mail de acompanhamento:
1) Encontre um objetivo para enviar um e-mail de acompanhamento
Depois de conhecer o cliente em potencial ou entrar em contato com ele, considere enviar um e-mail de acompanhamento. No entanto, deve haver um objetivo ou o e-mail parecerá um tanto estranho.
Encontre os objetivos mais comuns abaixo:
e) Coleta de informações
Às vezes, você pode perder uma informação ao interagir com o cliente em potencial. Você pode declarar isso em seu e-mail de acompanhamento. Além disso, adicione um CTA para fazer com que o cliente em potencial responda a você da maneira que você deseja.
ii) Solicitação de reunião
Você pode enviar um e-mail de acompanhamento solicitando uma reunião. Mencione o que você deseja discutir e o que há nele para o cliente em potencial. Você pode permitir que o cliente em potencial escolha uma data no calendário de acordo com sua conveniência usando um agendador de reuniões.
iii) Entre em contato
Alcançar clientes em potencial por meio de e-mails de acompanhamento é uma boa ideia. É melhor fazê-lo quando atingirem um marco notável profissionalmente. Reúna informações em primeira mão, enviando-lhes um e-mail. Após uma conquista, como uma expansão de negócios, eles podem se interessar por seus produtos ou serviços. O acompanhamento seria útil na maioria dos casos.
iv) Agradecer
Quando você deseja construir a imagem da sua empresa, é essencial agradecer aos seus prospects. Ao ser cortês, você deixará uma boa impressão na mente das pessoas. Como resultado, eles vão se lembrar de você quando quiserem seu produto ou serviço mais tarde. As chances também são altas de que a pessoa o encaminhe para amigos e colegas.
Então, quando você deve agradecer aos clientes em potencial sem parecer estranho?
Quando eles:
-Dar-lhe uma referência
-Responder ao seu e-mail
-Ajudar você de alguma forma
Agora que você sabe como encontrar um objetivo para o seu e-mail, pode adicionar seu CTA para que o prospect saiba o que fazer.
2) Comece o e-mail de acompanhamento com algumas informações básicas
Todo mundo recebe muitos e-mails diariamente. Portanto, se você enviar um e-mail para um cliente em potencial, as chances de ele ser perdido são altas. Para evitar isso, comece seu e-mail dando a referência do seu último e-mail, reunião ou conversa com o prospect. Isso o ajudará se este for o primeiro e-mail de acompanhamento do seu lado.
Se você está se perguntando como iniciar um e-mail de acompanhamento, comece mencionando sobre você e qual é o objetivo do seu e-mail. É melhor ser direto e claro com a frase de abertura do seu e-mail.
Comece com algo como o seguinte:
1. Nosso último encontro foi em {{local }}
2. A última vez que discutimos {topic }}
3. Seu colega {{name}} sugeriu que eu entrasse em contato com você.
4. Estou entrando em contato com você em relação ao e-mail que enviei para você na semana passada {{topic }}
O acima certamente será útil e chamará a atenção do destinatário.
3) Mencione o objetivo do seu e-mail
Depois de iniciar o e-mail com a frase de abertura correta, você deve mencionar o objetivo do e-mail. Por favor, vá direto ao ponto para não parecer um perdedor de tempo. Quando você é específico, seus clientes em potencial podem entender o motivo do e-mail de acompanhamento. Portanto, você pode esperar uma resposta do final deles.
Aqui estão algumas ideias para declarar seu propósito
– Solicito que você se junte a mim em {{Event}}, pois será útil para {{prospect’s_company}}
Conforme discutido anteriormente, aqui está nosso serviço {{url}} que pode ajudar sua empresa.
Espero que você tenha a idéia!
4) Decida qual deve ser sua linha de assunto
A linha de assunto do e-mail é a primeira coisa que o destinatário vê.
Mas por que esse passo está no número 4?
É assim porque, depois de ter o corpo do e-mail pronto, você pode resumir o conteúdo em uma linha de maneira rápida e eficaz. Em outras palavras, você pode apresentar o que está no e-mail de uma maneira muito melhor e enviar uma mensagem significativa.
Você sabia que 33% dos destinatários abrem e-mails com base apenas na linha de assunto?
É por isso que você deve ter muito cuidado com a linha de assunto do seu e-mail de acompanhamento.
Lembre-se dos seguintes pontos ao escrever a linha de assunto do seu e-mail de acompanhamento:
1. Faça uso de emojis. Isso ajudará você a atrair a atenção do destinatário, pois muitas pessoas não o fazem.
2. Mencione que você oferece um cupom, desconto ou uma oferta por tempo limitado para que o destinatário abra o e-mail.
3. Indique claramente o que está no e-mail em sua linha de assunto.
4. Crie alguma urgência e faça-os sentir que podem perder algo emocionante.
Por que as pessoas não respondem aos e-mails?
Você está se perguntando por que a maioria dos clientes em potencial não responde aos seus e-mails? Os motivos podem ser um ou mais dos seguintes:
1. E-mail longo
Devido à redução dos períodos de atenção, ninguém gosta de parágrafos longos prontos em nome de e-mails. Como os clientes em potencial nem sabem quem você é, é mais provável que eles simplesmente joguem o e-mail na lata de lixo. Portanto, você deve ser claro e conciso com sua mensagem em seu e-mail.
2. Mensagem pouco clara
Há chances de que o cliente em potencial não entenda o que você está tentando transmitir. Se a mensagem for confusa, você não pode esperar que o cliente em potencial responda a você. Portanto, antes de clicar no botão enviar, certifique-se de que seu e-mail esteja claro o suficiente.
Além do exposto, há chances de até mesmo um e-mail perfeito não receber uma resposta. Normalmente, isso acontece quando o cliente em potencial se envolve com o trabalho e não pode reservar um tempo para verificar os e-mails. Nesses cenários, não é sua culpa e você não pode fazer nada a respeito.
Diretrizes para e-mails de acompanhamento após nenhuma resposta
Aqui estão algumas dicas que você deve ter em mente ao acompanhar os prospects:
1) Não espere muito antes de enviar seu e-mail de acompanhamento
Seu primeiro e-mail de acompanhamento deve chegar à caixa de entrada do cliente em potencial após um período de espera de 2 a 3 dias.
O período de espera deve ser estendido para cada e-mail de acompanhamento que você enviar depois disso.
É importante porque não deve parecer que você está enviando spam para a caixa de entrada de alguém. Ninguém gosta de ser incomodado, e isso também cria uma imagem de você como um vendedor insistente.
2) Inclua uma frase de chamariz no e-mail de acompanhamento
A comunicação entre o cliente em potencial e você deve ter uma frase de chamariz a cada vez. Não deve haver nenhuma incerteza.
Por exemplo, ‘Gostaríamos muito de ouvir você’ não está pedindo um fechamento. Seria muito melhor fazer uma pergunta firme como “Posso ligar para você para saber sua opinião na segunda-feira?” Isso ocorre porque exigiria que o cliente em potencial tomasse alguma ação.
3) Ajuste sua frase de chamariz se não obtiver uma resposta
Quando você não obtiver uma resposta após o primeiro e-mail de acompanhamento, considere alterar sua frase de chamariz para os próximos.
Por exemplo, se você já solicitou uma reunião e não recebeu nenhuma resposta do destinatário, tente solicitar uma indicação. Se isso não funcionar, você pode ir em frente e tentar outra coisa. Isso é como acompanhar um e-mail sem resposta.
4) Não confunda o prospect
Enganar seu cliente em potencial não é bom, embora possa parecer tentador. Ser desonesto e usar uma linha de assunto como “Re: Nossa conversa telefônica” para chamar a atenção não é ético.
Seja um vendedor com o espírito certo, sendo direto e mantendo as linhas de assunto do e-mail de introdução claras.
5) Não use um tom rude em seus e-mails
Qualquer um pode ficar irritado por não receber uma resposta aos seus e-mails, mas estar em vendas; você deve ser mais paciente.
Ter um tom rude em seus acompanhamentos de e-mail pode ofender o cliente em potencial e você pode perdê-lo para sempre. Portanto, é vital manter a calma.
Pode haver linhas como ‘Entendemos que você está ocupado’. Esse tipo de empatia talvez possa ajudá-lo a obter uma resposta do cliente em potencial.
6) Adicione uma referência à sua interação anterior
Outra sugestão sobre como acompanhar um e-mail sem resposta é mencionar que você enviou um e-mail há algum tempo.
Você pode atualizar a memória do prospect referindo-se às interações que teve com ele anteriormente. A pessoa pode não se lembrar, mas é mais provável que responda se for lembrada de interações anteriores.
É melhor dar uma referência ao último e-mail na linha de assunto do e-mail.
7) Faça o e-mail valer a pena ser aberto
Você deve agregar valor ao seu e-mail de acompanhamento, em vez de enviar e-mails preguiçosos. O fato claro é que você precisa fazer valer a pena abrir e responder.
O uso de itens ou serviços gratuitos para atrair a atenção dos clientes em potencial é uma prática amplamente difundida no marketing. Os brindes são chamados de iscas digitais e você pode usá-los em seus acompanhamentos de e-mail para fazer conversões.
Seria uma boa ideia oferecer um item que precisa ser enviado ou algo que possa ser enviado online, como um e-book, um modelo ou qualquer outra coisa.
Certifique-se de que qualquer incentivo que você der seja relevante e útil. O ponto é que os clientes em potencial não responderão a você se você não tiver nada a oferecer.
8) Mencione o motivo do envio do e-mail
Indique o motivo pelo qual você está enviando um e-mail de acompanhamento de forma curta e agradável. Quando você revela sua intenção ao prospect, as coisas ficam melhores. Esta é uma boa sugestão para qualquer equipe de vendas que esteja se perguntando como escrever um e-mail de acompanhamento.
9) Diga não aos e-mails de término
Se você tentou todos os truques possíveis do livro de regras e ainda não obteve uma resposta, é melhor parar de acompanhar por enquanto. Você pode voltar depois de alguns meses.
Esperar é muito melhor do que enviar e-mails de separação com linhas como ‘Como você não respondeu, talvez você não esteja interessado’. Você perderá a perspectiva para sempre dessa maneira, o que não é bom para o seu negócio.
A hora certa para enviar um e-mail de acompanhamento
O tempo é muito importante, especialmente nas vendas. Portanto, quando se trata de enviar e-mails de acompanhamento, você deve ter muito cuidado. O timing errado pode fazer com que o destinatário jogue o e-mail na lixeira sem ao menos abri-lo.
Aqui estão algumas orientações para você:
1) Evite enviar e-mails de acompanhamento nos finais de semana e na segunda-feira de manhã
Enviar e-mails de acompanhamento no sábado, domingo e segunda-feira não é a melhor coisa a fazer. A maioria das pessoas organiza suas caixas de entrada quando a semana começa e se livra de e-mails que não parecem necessários. Seu e-mail de acompanhamento também pode ser excluído durante o ritual de classificação. Portanto, é melhor não enviar e-mails nos finais de semana e segundas-feiras.
2) Sextas-feiras também são a hora errada
Às sextas-feiras, as pessoas planejam coisas para o fim de semana, e ninguém vai querer olhar para novos produtos e serviços. Basta pular o envio de e-mails de acompanhamento às sextas-feiras.
3) Envie e-mails às terças, quartas ou quintas-feiras
O meio da semana é o momento ideal para enviar e-mails de acompanhamento, também à tarde. Você pode obter bons resultados optando por enviar e-mails às terças, quartas ou quintas-feiras às 14h.
Linhas de assunto de e-mail de acompanhamento
Ninguém vai gostar de ler e-mails com linhas de assunto desinteressantes. É por isso que você deve se esforçar para escrever linhas de assunto de e-mail convincentes.
A linha de assunto do seu e-mail deve ter as seguintes qualidades :
Deve fornecer um benefício
Você deve mencionar o que o destinatário pode obter ao abrir o e-mail. As pessoas não saem por aí lendo e-mails que não têm nada a oferecer a elas.
Caso seu produto ou serviço tenha como objetivo ajudar os clientes em potencial a aumentar sua receita, você deve mencionar isso em sua linha de assunto.
Exemplo- “Aumentar a receita em 20% com <produto ou serviço>.”
despertar a curiosidade
Ajudaria se você tentasse deixar o cliente em potencial curioso sobre o que está no e-mail. No entanto, evite a isca de cliques. Criar falsa curiosidade só fará com que o destinatário perca a confiança em você. Eles irão marcá-lo como spam.
O que você menciona na linha de assunto deve estar no corpo do e-mail.
Aqui estão algumas dicas para escrever linhas de assunto de e-mail de acompanhamento de forma mais eficaz:
Forneça valor e mencione-o na linha de assunto
Enviar um e-mail de acompanhamento apenas por enviar não é a coisa certa a fazer. Ofereça ao prospect algo de valor, como uma avaliação gratuita, um e-book ou algum outro recurso. Como já mencionado acima, você deve enfatizar isso na linha de assunto.
Não deixe muito longo
Linhas de assunto curtas e atraentes funcionam melhor do que as longas. Uma linha de assunto não deve ser um resumo completo do corpo do e-mail. Tente transmitir o máximo que puder em poucas palavras.
Linhas de assunto longas serão truncadas, deixando você com apenas uma parte do que deseja dizer. Quando os clientes em potencial leem seus e-mails em dispositivos móveis, apenas 30 caracteres da linha de assunto estarão visíveis.
Portanto, você deve ter cuidado com o comprimento. 7-8 palavras estariam bem.
Não use linhas de assunto enganosas
Usar uma linha de assunto enganosa para fazer o prospect abrir o e-mail é uma mentalidade errada. O destinatário não confiará em você novamente no futuro se descobrir que o e-mail é diferente da linha de assunto. Isso deixaria uma impressão errada na mente do prospect.
Formato de e-mail de acompanhamento (modelo)
Se você quiser saber como é o formato de um e-mail de acompanhamento, não procure mais! Veja como deve ser:
- Escreva uma linha de assunto cativante
- Mencione quem você é para fornecer contexto
- Adicionar valor
- Especifique como você pode ajudar
- Adicionar um CTA
Aqui está um modelo de e-mail de acompanhamento para retornar a um cliente em potencial após nenhuma resposta,
Assunto: Ainda interessado, {{Primeiro nome do cliente em potencial}}
Olá {{Prospect’s_first_name}}
Eu sou {{Your_Name}} e entrei em contato com você para [mencionar o motivo]. Já faz algum tempo desde a última vez que ouvi falar de você, então eu queria perguntar a você – Você está interessado em [mencionar um pouco sobre o e-mail anterior]?
Eu entendo perfeitamente que você deve estar ocupado, ou houve uma mudança de prioridade, e não quero interrompê-lo. Basta responder a este e-mail quando estiver pronto, e podemos entrar em contato para uma discussão mais aprofundada conforme sua conveniência.
Atenciosamente,
{{Seu nome}}
Como usar modelos de forma eficaz?
Se você tiver modelos de e-mail de acompanhamento com você, há algumas dicas que o ajudarão a usá-los de maneira eficaz. Dê uma olhada neles abaixo.
Não é tamanho único
Um modelo que funciona para um negócio pode não funcionar para outro. Portanto, você não pode usar cegamente um modelo que alguma outra empresa considerou eficaz. Há muitos outros fatores a serem considerados.
Inspire-se em vez de copiar
A primeira coisa que você deve ter em mente é que os clientes em potencial podem perceber facilmente quando você faz o trabalho de copiar e colar. Se você encontrar um ótimo modelo de e-mail frio, não o copie. Use-o como inspiração e veja como funcionaria para você.
Quando você envia a eles um modelo em vez de um e-mail personalizado , eles ignoram sua mensagem e continuam com o dia. Embora seja sempre uma boa ideia consultar modelos que tenham bons resultados, você deve tentar personalizar o e-mail para ressoar bem com o destinatário.
Passe algum tempo online para reunir fatos sobre clientes em potencial e escrever frases relevantes para cada um deles. Adicione essas frases em modelos para dar uma aparência personalizada ao e-mail.
Faça um teste A/B em sua linha de assunto
É sempre melhor realizar testes A/B em seu público para saber exatamente o que funcionará a seu favor. Mesmo se estiver usando uma abordagem que funcionou no passado, você ainda deve realizar testes A/B porque o gosto do público pode mudar com o tempo.
Aparecer duas vezes na caixa de entrada
Você pode enviar um e-mail de acompanhamento uma vez à noite e novamente no dia seguinte informando que esqueceu de anexar um recurso no primeiro e-mail. Isso fará com que o cliente em potencial sinta que você também é humano e que pode cometer erros. A maior vantagem dessa tática é que seu nome aparecerá duas vezes na caixa de entrada do cliente em potencial e as chances de ser clicado são maiores.
Remova a formalidade
É bastante comum o uso de frases como “Sinto muito por estar incomodando..” e “Espero que não dê muito trabalho” no corpo do e-mail. Essas palavras trazem formalidade desnecessária para o e-mail e não são necessárias. Você está acompanhando por um motivo e não há motivo para se desculpar.
Mantenha o comprimento certo
Manter os e-mails curtos é a regra geral, mas não há um tamanho específico que você deva respeitar. Apenas certifique-se de que ele tenha todos os elementos para atrair o interesse do leitor.
Exemplos de e-mail de acompanhamento
Agora vamos dar uma olhada nos principais exemplos de e-mail de acompanhamento.
Esse tipo de e-mail é a melhor maneira de acompanhar um cliente em potencial depois que ele não responde. Há uma menção explícita do motivo do contato, juntamente com perguntas relevantes para qualificar o cliente em potencial. Além disso, há um CTA no final, junto com personalização mínima.
Aqui está outra maneira de entrar em contato com clientes em potencial que não responderam ao seu e-mail anterior. A solicitação é clara e o representante transmitiu toda a mensagem de forma concisa. O nome do destinatário é usado duas vezes para torná-lo personalizado.
Este e-mail de acompanhamento funciona como um lembrete depois que você já entrou em contato com o cliente em potencial algumas vezes, mas em vão. É nítido e direto com um CTA no final.
Erros comuns a evitar no acompanhamento
Aqui está uma lista de alguns dos erros comuns que você deve evitar ao enviar e-mails de acompanhamento,
1. Adicionar “acompanhamento” na linha de assunto
Em e-mails de acompanhamento, é bastante comum mencionar “follow up” na linha de assunto. Essa prática pode sair pela culatra, pois é mais provável que seu e-mail seja ignorado. Também pode parecer que você está tentando culpar o prospect por não responder, o que pode dar uma impressão negativa. Sempre tente manter a linha de assunto alinhada com o corpo do e-mail, pois isso trará melhores resultados.
2. Não adicionar um CTA
Ao não adicionar um CTA em seu e-mail de acompanhamento, você está fazendo mais mal do que bem. Seu cliente em potencial ficaria totalmente perdido depois de ler seu e-mail e não saberia o que fazer. É por isso que é essencial adicionar um CTA ao seu e-mail de acompanhamento. Tente garantir que seja direto, para que seja menos provável que eles fiquem confusos sobre qual ação tomar.
3. Não agregar valor com seu e-mail
Enviar um e-mail de acompanhamento com a intenção de apenas fazer o check-in não funcionará. Você deve valorizar o tempo de outras pessoas e tentar agregar valor. Tente oferecer ajuda para resolver o problema ou dar-lhes um recurso útil.
4. Esperar muito tempo entre os e-mails iniciais e de acompanhamento
Já discutimos isso. É mais um erro comum que a maioria dos representantes de vendas comete durante o acompanhamento. O que você deve entender é que a outra pessoa pode nem ter a memória do primeiro e-mail se você enviar um follow-up após 10 dias. Seria melhor fazer o acompanhamento após 3 dias para que o prospect tivesse menos chances de esquecer.
Automatize sua sequência de acompanhamento
O acompanhamento é a principal técnica que ajuda a aumentar as vendas. Com o tipo certo de acompanhamento, a maioria dos clientes em potencial converteria mais rapidamente. No entanto, quando feito manualmente, pode ser uma tarefa assustadora. Por exemplo, se você enviar e-mails para 100 pessoas, seguidos de dez acompanhamentos para cada pessoa, acabará com 1.000 e-mails para enviar. É um volume formidável. É por isso que você deve optar pela automação.
O SalesBlink é uma dessas ferramentas que possui um processo automatizado de envio de e-mails de acompanhamento. Além disso, você pode acompanhar o comportamento do prospect. Usar essa ferramenta ajudaria muito a obter resultados desejáveis.
Comece a acompanhar da maneira certa!
Acertar no jogo de acompanhamento por e-mail é extremamente importante para quem trabalha com vendas. É preciso ser persistente e estar sempre em movimento. Ao mesmo tempo, é importante não se comportar como um vendedor agressivo que não se preocupa com mais nada além da conversão.
Espero que, depois de ler a postagem, você tenha algumas dicas sobre como acompanhar um e-mail sem resposta. Tudo que você precisa é de estratégia e paciência para virar a maré a seu favor. Você pode seguir em frente com um plano de ação bem traçado e aumentar suas vendas com as dicas e diretrizes que discutimos acima.
Feliz seguimento!
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