Gerenciamento de estoque: Como organizar e planejar com eficiência

Gerenciar seu inventário está na moda agora. Todos os garotos legais estão encontrando novas maneiras de otimizar o processo de inventário. Se você decidir contar manualmente ou implementar um sistema virtual, é importante definir a maneira como você gerencia o estoque.

Escolher o sistema de gerenciamento de estoque certo e colocá-lo em prática nem sempre é fácil. É por isso que algumas empresas automatizam o processo utilizando software de gerenciamento de estoque.

O software de gerenciamento de estoque permite que as empresas rastreiem os processos de gerenciamento da cadeia de suprimentos, entregas de estoque, pedidos de vendas e compras em uma interface virtual. O software pode até ajudar a identificar problemas ou discrepâncias de inventário.

Gestão de estoque x controle de estoque

O gerenciamento de estoque e o controle de estoque são uma ótima dupla mãe/filha. Enquanto o gerenciamento de estoque se concentra mais na visão geral de um sistema de estoque e na reposição dos itens necessários, o controle de estoque funciona mais especificamente para regular o número de unidades em estoque.

Essencialmente, o gerenciamento de estoque garante que você tenha o que precisa quando precisar, e o controle de estoque garante que o que você já tem esteja funcionando de maneira eficiente para você agora.

O controle de estoque geralmente é resolvido antes do gerenciamento de estoque, como otimizar de dentro para fora. Se você está iniciando sua jornada de gerenciamento de estoque desde o início, considere a utilização de uma ferramenta abrangente, como software de gerenciamento de depósito, para obter visibilidade do gerenciamento da cadeia de suprimentos e dos processos de estoque de armazenamento como um todo.

Benefícios da gestão de estoque

O gerenciamento de inventário permite que você seja um com seu inventário. Quando você tem total autoridade sobre seu estoque, as expectativas ficam mais claras e os planos funcionam com mais facilidade. Vamos explorar os benefícios do gerenciamento de estoque e por que sua empresa agradecerá por assumir o controle!

Aumente os lucros : Saber quanto se espera de você e entregá-lo faz com que você gere mais fluxo de caixa. Simples assim. O gerenciamento de estoque fornece as ferramentas para saber exatamente quanto estoque você tem disponível.

Em seguida, você pode pegar essas informações e compará-las com suas previsões de planejamento de demanda para determinar quanto pode vender, o que precisa preparar e otimizar o giro de estoque posteriormente.

Melhore a precisão : quando você verifica as coisas uma ou duas vezes, não pode garantir a precisão total. Ao monitorar e otimizar continuamente, você cria espaço para mais precisão nas contagens de estoque e na previsão de demanda.

Diminuir custos : Melhorar a precisão resulta em menos erros humanos e tecnológicos. Todos nós sabemos que tempo é dinheiro, então perder tempo corrigindo erros de estoque é dinheiro direto do bolso da sua empresa.

Aumente a fidelidade do cliente : o que acontece quando você está pronto para comprar um produto, mas diz que está esgotado? Você espera que aquele produto específico esteja disponível ou tenta encontrar um produto semelhante de um vendedor diferente?

Quando você não está otimizando seu estoque, está perdendo clientes. O gerenciamento de estoque permite que você saiba exatamente quanto estoque possui e aloque-o adequadamente. Mantenha seus clientes satisfeitos e voltem, mantendo a disponibilidade de itens e sendo mais confiável do que os concorrentes.

Riscos menores : o gerenciamento de estoque eficaz diminui as chances de falta ou excesso de produto. Quando os itens de estoque estão sendo organizados de forma eficaz, você tem a oportunidade de comprar e vender no ritmo certo para atender a oferta e a demanda e reduz suas chances de não ter o suficiente para satisfazer a demanda ou de ficar parado com estoque morto e custos de manutenção.

Economize tempo : a implementação de um bom sistema de gerenciamento de estoque ajuda sua empresa a se mover como uma máquina bem lubrificada. O planejamento de estoque significa menos tempo gasto procurando itens ou limpando bagunças. Não importa qual sistema você escolha, você está implementando um método para organizar seu estoque e sua equipe. Com todos na mesma página trabalhando em direção a uma meta com objetivos claros, não há como pará-lo!

Tipos de sistemas de gerenciamento de estoque

Como todo inventário é único, o método necessário de gerenciamento também é. Existem quatro sistemas diferentes de gerenciamento de estoque que usam várias táticas para otimizar o estoque de uma empresa. Cada sistema tem suas aplicações específicas, prós e contras e riscos envolvidos, mas todos são capazes de levar seu gerenciamento de estoque para o próximo nível.

1. Sistema perpétuo

O sistema perpétuo é um método de gerenciamento de estoque para gerenciamento de estoque contínuo. A quantidade de inventário é feita em tempo real conforme as coisas entram e saem. Devido à sua natureza imediata, esse sistema é considerado o mais favorável pelas partes interessadas, varejistas e empresários.

Com esse sistema, as métricas atualizadas estão disponíveis o tempo todo e os ajustes podem ser feitos à medida que você aborda as mudanças nas metas da empresa ou problemas de estoque. Esse método geralmente utiliza sistemas de ponto de venda (POS) como uma interface para calcular o estoque e armazenar as informações. O sistema POS libera tempo e dinheiro que podem ter sido alocados para inserir manualmente os dados de estoque.

Com isso em mente, é importante observar as possíveis desvantagens do sistema perpétuo. Este sistema apresenta alguns custos extras de estoque quando se trata de mão de obra. Existem custos de configuração e treinamento incorridos ao implementar este sistema para garantir que os funcionários possam configurá-lo e utilizá-lo corretamente. Se o treinamento não for eficaz, também haverá custos para corrigir erros humanos nas contagens de estoque.

2. Sistema periódico

O sistema periódico é uma técnica de gerenciamento de estoque para manter uma contagem de estoque em intervalos específicos. Em vez de manter o estoque contínuo à medida que as vendas e compras são feitas, o estoque periódico segue um padrão único, geralmente centrado no período contábil de uma empresa.

Este sistema normalmente não utiliza nenhuma tecnologia no processo de contagem; o inventário é feito manualmente. Como resultado, alguns consideram o sistema periódico mais demorado e, com a contagem manual, mais predisposto a erros humanos.

Os benefícios do sistema periódico aparecem na fase de implementação. A implementação do sistema periódico é particularmente fácil porque há uma configuração mínima envolvida. Como esse sistema não requer tecnologia, fazer o inventário é tão fácil quanto começar a contar.

Também é considerado favorável entre as pequenas empresas, especialmente aquelas com números de estoque mais baixos. Essas empresas terão menos chance de erro humano e custos mais baixos do que a implementação de um sistema de inventário totalmente virtual.

3. Sistema de código de barras

O sistema de código de barras é um método de gerenciamento de inventário para atualizar o inventário virtualmente usando códigos de barras. As empresas podem usar os códigos de barras para categorizar o estoque com base nas necessidades da organização e manter o estoque à medida que os itens são digitalizados e usados. Como resultado, informações atualizadas sobre níveis de estoque, itens de fabricação, remessa e embalagem são atualizadas rapidamente e disponibilizadas o tempo todo.

Além disso, esse sistema é considerado de baixo risco devido à chance mínima de erro humano na contagem manual. A personalização do sistema de código de barras também é altamente favorável, especialmente para empresas com portfólios de ciclo de vida de produtos e níveis de estoque de estoque mais extensos. Os códigos de barras podem ser organizados por produto, projeto, demanda, localização e muito mais.

O maior golpe com o sistema de código de barras é, na verdade, atribuir os códigos de barras. Imprimir códigos de barras e colocá-los em cada item do estoque é muito tedioso e demorado. Felizmente, uma vez concluído esse processo, um sistema de software pode manter o rastreamento de estoque a partir desse momento.

Algumas empresas utilizam aprendizado de máquina com software de código de barras para manter os códigos de barras gerados exclusivamente organizados virtualmente.

4. Sistema RFID

O sistema de identificação por radiofrequência (RFID) é uma técnica de gerenciamento de estoque que usa etiquetas colocadas em diferentes itens que produzem sinais de rádio que transportam informações sobre o produto.

As etiquetas RFID funcionam de maneira semelhante aos códigos de barras, pois mantêm uma contagem virtual dos itens de estoque. No entanto, as tags do sistema RFID são consideradas mais eficientes porque não precisam ser lidas como códigos de barras.

Como as tags são rastreadas por radiofrequência, elas podem ser movidas em um local de inventário com pouco ou nenhum esforço para rastreá-las em trânsito. As etiquetas RFID também diminuem o risco de erro humano e o custo total da mão de obra. Nesse sistema, os funcionários não precisam perder tempo contando ou digitalizando itens.

O sistema RFID também apresenta alguns desafios que uma empresa precisa enfrentar para usar essas etiquetas. Primeiro, o custo de implementação de um sistema RFID é alto.

Com o treinamento de funcionários e a instalação de todo o sistema, pode ficar muito caro automatizar o processo de inventário com RFID. Existem também potenciais preocupações de segurança com etiquetas RFID e seus sinais de rádio. Você nunca iria querer que os dados do seu produto caíssem em mãos erradas.

Como implementar um sistema de gerenciamento de estoque

É hora de colocar seus conhecimentos em prática. Explorar os sistemas de inventário deve ter lhe dado uma boa ideia de como você deseja que seu processo de inventário seja executado. Pronto para começar? Siga as etapas abaixo para descobrir o que você deve fazer antes, durante e depois de escolher seu sistema ideal.

1. Colete dados de inventário

Torne seu processo de inventário um pouco mais longo, mas muito mais eficiente, coletando o máximo de dados possível. Os dados ajudam as empresas a reconhecer pontos fortes, fracos, padrões de sucesso e oportunidades de melhoria.

Reconheça qual inventário precisa ser regulado, como matérias-primas, suprimentos de projeto, produtos acabados e qualquer outro inventário físico. Este processo criará uma base para determinar quais métodos você seguirá a partir desta etapa.

2. Crie um método de identificação

A próxima etapa no gerenciamento de seu inventário é determinar como você deseja que seu inventário seja organizado. Você quer seus itens agrupados por função? Por projeto? Talvez você queira que seja classificado em ordem alfabética. Crie seu método de identificação com base no que você acha que vai agilizar mais o seu processo ao carregar e atracar as metas de embarque.

3. Escolha um sistema

Depois de aprender sobre os quatro sistemas de gerenciamento de estoque, identifique aquele que se alinha com suas metas de estoque. Procurando um pequeno sistema amigável para empresas com pouco ou nenhum custo de configuração de tecnologia? Experimente o sistema perpétuo ou periódico.

Espera adotar uma abordagem de automação usando uma ferramenta de organização virtual? O código de barras ou sistema RFID pode ser mais adequado para você. Use as metas de estoque definidas anteriormente para determinar qual sistema atende às necessidades de sua empresa.

4. Considere a utilização de um sistema de software

Em caso de dúvida, considere colocar sua confiança na inteligência artificial.  O software de inventário  pode ajudá-lo a identificar problemas de inventário antes mesmo de você perceber que houve algum problema. O software também oferece uma interface útil para atualizar dados rapidamente e manter as informações precisas.

Técnicas de gerenciamento de estoque

Embora simplesmente implementar um sistema automatizado pareça bastante fácil, há algumas coisas que você pode fazer para tornar o processo ainda mais eficiente. Confira algumas técnicas para fazer o gerenciamento de estoque trabalhar para você.

Criar KPIs de inventário

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) da empresa se aplicam a todos os aspectos de um negócio, incluindo o estoque. Identificar metas e objetivos de inventário. Essas metas podem ser itens de um valor monetário específico ou quantidade de produto. Reconhecer esses KPIs ajudará você a determinar qual inventário tem prioridade sobre os outros.

demanda de previsão

Como afirmado anteriormente, prever a demanda do cliente é a chave para saber quanto estoque é necessário em um determinado momento. Quando você sabe quanto é necessário, sabe quando está atingindo o ponto de reabastecimento e quando pode precisar reabastecer.

Considere a utilização de um software de planejamento de demanda para começar a prever as necessidades do cliente e continuar coletando informações no futuro para continuar prevendo a demanda futura e ajustar o estoque e os preços.

Continue reabastecendo os itens conforme eles são usados

Se encomendar à medida que o faz parece adequado para si, experimente o método de gestão de inventário just-in-time (JIT) . Dependendo da demanda, pode ser necessário considerar a substituição de itens de estoque antes que eles fiquem muito baixos. Utilize suas cotas de estoque propostas e o sistema de gerenciamento de sua escolha para identificar o que é “muito baixo” para você.

Com o método JIT, o pedido de estoque pode ser feito conforme a necessidade ou em um cronograma predeterminado com base nos dados históricos do estoque. Isso pode ajudá-lo a dar um passo à frente no atendimento de pedidos de compra de demanda e acumular a quantidade certa de itens antes que fique sobrecarregado.

Realize verificações regulares de controle de qualidade

Seu gerenciamento é tão bom quanto seus produtos acabados. A realização de análises de qualidade de rotina o colocará no caminho certo para entregar as melhores versões de seus novos produtos, garantindo que você não fique retendo itens desnecessários e gastando dinheiro extra com o custo dos produtos. Inventário não significa nada se o seu estoque for ruim!

Utilizar um modelo EOQ

Uma quantidade de pedido econômico (EOQ) é a quantidade ideal de itens que uma empresa deve solicitar para garantir que não haja escassez ou excesso. Você pode calcular seu EOQ reunindo dados sobre a demanda do cliente, custos de configuração e custos de manutenção.

Os custos de configuração incluiriam custos de embalagem, remessa, entrega, etc. Os custos de manutenção consistiriam em quaisquer custos adicionais associados ao estoque, seguro e armazenamento. Depois de multiplicar as unidades de demanda e os custos de configuração por 2, divida pelos custos de manutenção e extraia a raiz quadrada do número final. No final, você terá um EOQ que o guiará para minimizar custos e atender a demanda esperada.

Organize os itens por importância

Identifique quais itens têm precedência sobre os outros e quais nunca devem acabar. Se você estiver vendendo produtos perecíveis, considere o método primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) ao enviar itens.

Se você estiver vendendo produtos não perecíveis, pode optar por um método LIFO (último a entrar, primeiro a sair) para evitar a interrupção do estoque estabelecido. Se isso não parecer ideal para você, tente o método de análise ABC .

Com a análise ABC, você categorizaria seu estoque de estoque em três níveis de importância, de A a C. Escolha o método que faz mais sentido e regule o novo estoque de acordo.

Retomar o inventário durante o trânsito

Quando as coisas estão em constante movimento, pode ser fácil perder o controle dos itens no processo. Evite apenas fazer o inventário em seu local de inventário principal. Faça questão de continuar contando em cada etapa do processo de gerenciamento de estoque, onde quer que isso o leve.

Software de controle de estoque

Procurando implementar alguns recursos de gerenciamento de inventário em seu processo de inventário? Considere usar um software de controle de estoque para automatizar o processo. O software de controle de estoque oferece um pouco de tudo o que você precisa para criar uma máquina de estoque enxuta.

Para ser incluído nesta categoria, o produto de software deve:

• Use a tecnologia para rastrear o fluxo de estoque
• Inclua um banco de dados de inventário abrangente
• Ofereça ferramentas para prever o inventário futuro

*Abaixo estão as 5 principais soluções de software de controle de estoque do relatório G2’s Summer 2021 Grid®. Algumas revisões podem ser editadas para maior clareza. 

1. Livros Rápidos Online

Organize suas finanças de estoque em uma plataforma com o QuickBooks Online . O QuickBooks Online oferece a capacidade de faturar e aceitar pagamentos, prever o fluxo de caixa e acessar análises em tempo real.

O que os usuários gostam:

O que os usuários não gostam:

“Não gosto do custo e do fato de que você deve pagar um plano de assinatura para cada empresa individual. Isso pode ser difícil para empresas menores que estão começando. Quando comparada à versão para desktop, é uma taxa única e a versão para desktop pode hospedar várias empresas. Para tentar gerenciar esses custos, movemos algumas de nossas instâncias QBO para a versão de desktop executada por nosso contador.

Os recursos de nuvem QBO não são todos necessários para a contabilidade padrão. Portanto, se você precisar de uma contabilidade simples, eu usaria a versão para desktop, ou melhor ainda, tente usar a versão para desktop e deixe seu contador gerenciá-la.”

2. Inventário Zoho

O Zoho Inventory  é um software baseado em nuvem usado para rastrear compras, inventário e canais de vendas. Com o Zoho Inventory, espere obter informações atualizadas sobre seus sistemas de gerenciamento de inventário e processos de vendas.

O que os usuários gostam:

“O Zoho Inventory é o software mais utilizado não só por mim, mas também pela empresa onde trabalho, pois nos permite organizar o estoque de nossos armazéns de alimentos e bebidas.

Com este software, posso organizar o estoque, os pedidos, as vendas e os embarques de mercadorias; ou seja, posso gerir todas as atividades associadas ao inventário da minha empresa. Todos os trâmites são cumpridos com eficiência sem perder o detalhamento de entrada e saída dos produtos de nossos armazéns.”

O que os usuários não gostam:

“Existem algumas falhas – o back-end parece estar bloqueado, o que significa que há algumas alterações ou personalizações que não podem ser feitas, por mais importantes que sejam. A conectividade entre inventário e CRM também é limitada.”

3. Webgilidade

Pare de vender demais com Webgility . O Webgility fornece as ferramentas para atualizar automaticamente o estoque, rastrear pedidos e manter contagens precisas.

O que os usuários gostam:

“Depois de pesquisar vários softwares, optamos pelo Webgility pelo excelente suporte que oferecem. Era super importante para nós ter suporte pós-venda, pois o software está em constante mudança. A equipe de suporte sempre nos ajudou a resolver problemas prontamente. A integração e a configuração foram muito fáceis em comparação com outros softwares que usamos, e o Webgility foi útil em todas as etapas.”

O que os usuários não gostam:

“Não há notificações quando o Webgility precisa ser atualizado para a versão mais recente. Quando isso acontece, o software apresenta erros e parece que sempre reagimos a esse problema, em vez de proativos, se houvesse algum tipo de sistema de notificação em vigor. Às vezes, a plataforma pode apresentar erros, mas na maioria das vezes pode ser consertada.”

4. NETSTOCK

NETSTOCK é uma solução de otimização de gerenciamento de inventário baseada em nuvem. O painel NETSTOCK ajuda a minimizar faltas e excessos, rastrear metas de estoque e coletar informações de KPI ao longo do tempo.

O que os usuários gostam:

“Com o NETSTOCK, conseguimos uma redução de 50% no estoque e uma melhoria de 15% na taxa de atendimento. Seu painel simples fornece informações sobre métricas importantes e permite, com alguns cliques, detalhar mais. A integração com nosso ERP foi relativamente simples e a NETSTOCK inquestionavelmente recebe 10 estrelas pelo fantástico atendimento ao cliente!”

O que os usuários não gostam:

“Nenhum negativo real até o momento, mas quanto mais rápido você aprender como o NETSTOCK calcula usando o algoritmo diferente, mais rápido você entenderá como ele formula as informações exibidas.”

5. Kintone

A Kintone  oferece aplicativos de gerenciamento de inventário pré-construídos para rastrear dados sem esforço. Ele se orgulha de ser facilmente personalizável e fácil de usar.

O que os usuários gostam:

“Estamos com a Kintone há cerca de um ano e tem sido uma experiência muito boa. Conseguimos criar alguns aplicativos simples de forma rápida e indolor, sem a necessidade de habilidades de desenvolvimento.

No entanto, com as habilidades de desenvolvimento de nossa equipe, também conseguimos criar um software de gerenciamento de produção muito mais complexo que conecta vários aplicativos. Tudo é adaptável e, portanto, continuamos desenvolvendo à medida que nosso negócio cresce.”

O que os usuários não gostam:

“A ferramenta de customização do portal é ótima; no entanto, ele poderia usar recursos mais robustos e funcionalidade nativa. Como diferentes departamentos em uma empresa têm diferentes tipos de responsabilidades e precisam ver diferentes conjuntos de dados rapidamente.

Por exemplo, se os gerentes de vendas quisessem ver seus representantes de vendas, vendas, leads, funis, seria ótimo poder acessar relatórios e dados com base no login, tudo em um painel centralizado.”

Se seus amigos começassem a gerenciar seu inventário, você o faria?

Se você tem estoque, tem tudo o que precisa para iniciar a jornada rumo à implementação de um sistema de gerenciamento de estoque. Se você planeja automatizar o processo ou fazer as coisas da maneira antiga, organizar seu inventário e otimizar para o futuro só beneficia você ao longo do caminho. Não pretendo pressioná-lo, mas o gerenciamento de estoque é realmente a coisa (não tão nova) quente.

Afinal, as crianças legais estão fazendo isso!